Czym jest faktura proforma?
Faktura proforma to dokument handlowy o charakterze ofertowym, ktory informuje nabywce o planowanej transakcji i jej warunkach finansowych. W odroznieniu od faktury VAT, proforma nie jest dokumentem ksiegowym — nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT ani do zaksiegowania kosztu. Jest to rodzaj wstepnego potwierdzenia zamowienia, ktore okresla zakres towarow lub uslug, ich ceny oraz warunki platnosci. Proforma pelni funkcje informacyjna i negocjacyjna, umozliwiajac nabywcy podjecie decyzji o zakupie przed faktyczna realizacja transakcji.
Kiedy wystawia sie fakture proforma?
Faktura proforma jest wystawiana w kilku typowych sytuacjach biznesowych. Najczesciej sluzy jako:
- Oferta handlowa — przedstawienie klientowi szczegolowej wyceny towarow lub uslug przed podjecia decyzji zakupowej
- Podstawa do wplaty zaliczki — nabywca otrzymuje proforma z numerem konta i kwota do zaplaty, na podstawie ktorej dokonuje przelewu
- Zamowienie miedzynarodowe — w handlu zagranicznym proforma jest standardem przy realizacji zamowien eksportowych i importowych
- Potwierdzenie warunkow — dokument potwierdzajacy ustalenia cenowe miedzy stronami przed podpisaniem umowy
- Wnioski o dofinansowanie — proforma moze byc wymagana jako zalacznik do wnioskow o dotacje lub kredyty
Roznice miedzy faktura proforma a faktura VAT
Kluczowa roznica polega na statusie prawnym obu dokumentow. Faktura VAT jest dokumentem ksiegowym, ktory nalezy ujac w ewidencji VAT i na podstawie ktorego nabywca moze odliczyc podatek naliczony. Faktura proforma nie ma takiego statusu — nie jest dokumentem ksiegowym w rozumieniu przepisow podatkowych, nie kreuje obowiazku podatkowego i nie moze byc podstawa do odliczenia VAT. Proforma nie wymaga zachowania numeracji zgodnej z zasadami fakturowania VAT. Wazne jest, aby faktura proforma byla wyraznie oznaczona slowami „PROFORMA”, co zapobiega pomyleniu jej z faktura VAT.
Obowiazkowe elementy faktury proforma
Chociaz faktura proforma nie jest scisle regulowana przepisami prawa podatkowego, powinna zawierac nastepujace elementy, aby spelniala swoja funkcje informacyjna:
- Oznaczenie „PROFORMA” w widocznym miejscu dokumentu
- Dane sprzedawcy (nazwa firmy, adres, NIP)
- Dane nabywcy (nazwa firmy lub imie i nazwisko, adres)
- Date wystawienia dokumentu
- Numer proforma (wewnetrzna numeracja)
- Wykaz towarow lub uslug z cenami jednostkowymi
- Stawki i kwoty VAT (informacyjnie)
- Laczna wartosc netto, VAT i brutto
- Termin i forme platnosci
- Numer rachunku bankowego sprzedawcy
Jak wystawic fakture proforma w Faktuj?
Generowanie faktury proforma w serwisie Faktuj jest proste i intuicyjne:
- Otwroz generator — przejdz do formularza na stronie glownej Faktuj.pl
- Wybierz typ dokumentu „Proforma” — w sekcji opcji dokumentu zmien typ na fakture proforma
- Uzupelnij dane — wpisz dane sprzedawcy, nabywcy oraz pozycje fakturowe z cenami i stawkami VAT
- Wygeneruj PDF — kliknij przycisk generowania i pobierz gotowy dokument proforma w formacie PDF
Dokument zostanie automatycznie oznaczony naglowkiem „PROFORMA”, aby wyraznie odroznic go od faktury VAT. Mozesz rowniez uzyc naszego API REST do programistycznego generowania faktur proforma w swoich systemach.
Gotowy, aby wystawic fakture proforma?
Skorzystaj z darmowego generatora. Bez rejestracji, bez oplat, bez limitu dokumentow.
Wystaw proforma za darmo →Inne typy faktur
Faktuj obsluguje rowniez inne typy dokumentow ksiegowych:
- Faktura VAT — podstawowy dokument sprzedazowy dla podatnikow VAT
- Faktura korygujaca — korekta bledow na wczesniej wystawionej fakturze
- Faktura marza — faktura w procedurze VAT marzy dla towarow uzywanych
- Faktura zaliczkowa — dokument potwierdzajacy otrzymanie zaliczki
- Faktura koncowa — rozliczenie koncowe po fakturach zaliczkowych
- Rodzaje faktur VAT — kompletny przewodnik po typach faktur w Polsce
- KSeF 2026 — obowiazkowy system e-faktur od 2026 roku
Zobacz rowniez
- Faktura VAT — podstawowy dokument sprzedazowy
- Faktura zaliczkowa — dokument potwierdzajacy otrzymanie zaliczki
- Faktura koncowa — rozliczenie koncowe po zaliczkach
- Rodzaje faktur — kompletny przewodnik po typach faktur
- Faktura dla freelancera — jak wystawic fakture jako freelancer